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Agiles Projektmanagement

Scrum und Kanban unter der Lupe

In Beratungsprojekten ist eine vorherige Planung des Vorgehens essenziell. Je besser die Planung des Vorgehens zu Beginn ist, desto erfolgreicher ist häufig das Projekt. Bei komplexen Problemstellungen lässt sich ein Vorgehen zu Beginn oft schwer definieren und es sind viele Anpassungen während des Projektverlaufes nötig. In manchen Projekten ist es sogar sinnvoll, in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden das Projektergebnis in mehreren Iterationsschleifen zu erarbeiten. Agile Projektmanagementmethoden helfen dabei, diese Herausforderungen zu meistern. Die bekanntesten Methoden zum agilen Projektmanagement sind SCRUM und KANBAN.

Das Vorgehen:

Bei SCRUM legt der Product Owner einen sogenannten Product Backlog an, in dem er die Anforderungen an das Projekt nach Priorität auflistet. Mit diesem Product Backlog trifft sich der Product Owner mit dem Team und dem Scrum Master zum Sprint Planning. Im Sprint Planning Meeting werden Ziele für den kommenden Sprint im sogenannten Sprint Backlog festgehalten. Der darauffolgende Sprint ist einen intensive Arbeitsphase, in dem das Team an im Sprint Backlog festgehaltenen Teilen der Lösung arbeitet. Beim täglichen Zusammentreffen des Teams moderiert der Scrum Master den Abgleich des aktuellen Fortschritts und das Festlegen des Vorgehens am kommenden Sprinttag und kontrolliert, ob der Einhaltung der Prozesse Hindernisse im Wege stehen. Zum Abschluss des Sprints soll eine lauffähige Lösung stehen – ggf. in Form eines Prototypens – die bereits die im Sprint Backlog festgelegten Charakteristika enthält und so Teile des Product Backlogs erfüllt. Gemeinsam mit dem Product Owner erarbeitet das Sprintteam durch Demo und Feedback Produktverbesserungen und in der Sprint Retroperspektive Verbesserungen des Sprintprozesses. Mit diesen Erkenntnissen kann die nächste Iterationsschleife gestartet werden.

Während SCRUM vor allem bei besonders umfangreichen Projekten zu Einsatz kommt, eignet sich die KANBAN Methode sehr gut für kleinere Projekte. Bei dieser wird ein sogenanntes KANBAN Board erstellt. Dieses kann beispielsweise durch eine Tabelle mit mehreren Spalten beschrieben werden. Jede Spalte steht dabei für einen Zustand, in welchem ein Arbeitspaket sich befinden kann – „Backlog“, „Bereit“, „Entwicklung“, „Test“, „Fertigstellung“ und „Fertig“ sind dabei übliche Zustände. Anschließend wird das Projekt in möglichst atomare Arbeitspakete aufgeteilt, welche selbsterklärend beschrieben in das KANBAN Board einsortiert werden. Zu Beginn eines Iterationsschrittes werden dem Team alle einzelnen Arbeitspakete vorgestellt. Nun kann sich jedes Teammitglied eigenständig Arbeitspakete zuweisen und diese bearbeiten. Dabei sollte das Teammitglied den aktuellen Zustand immer abschließen und den nächsten Zustandsübergang einem anderen Teammitglied überlassen. Am Ende jedes Tages wird der aktuelle Fortschritt besprochen und eventuelle zeitliche Engpässe erkannt, sodass diese am kommenden Tag bearbeitet werden können. Dabei können auch neue Aufgabenpakete auftreten, die dem KANBAN Board hinzugefügt werden können.

Die Anpassungen:

Bei der Anwendung einer dieser Methoden ist darauf zu achten, die Methode immer an das Problem anzupassen und nicht das Problem an die Methode anzugleichen. Durch kleine Veränderungen lassen sich die Methoden auf viele Probleme anwenden, wodurch sich die Komplexität oft verringern lässt. Beispielsweise lässt sich bei SCRUM nicht immer ein Product Backlog erstellen. In diesem Fall sollte im Sprint Planning der nächste Sprint anhand eines einfachen Oberziels definiert werden. Beim KANBAN Board können auch je nach Problemstellung die Zustände der Arbeitspakete variieren. Beispielsweise reichen manchmal die Zustände „Backlog“, „ToDo“ und „Done“.

Das Fazit:

Agiles Projektmanagement anzuwenden, nur um agil zu arbeiten ist jedoch der falsche Weg. Je nach Unternehmenskultur und Herausforderung eignet sich ein agiles Projektmanagement eher oder eben weniger. Dabei sollte immer zu Beginn eines Projektes abgewogen werden, ob ein agiles Projektmanagement in dem Projekt wirklich Vorteile bringt und ein besseres Projektergebnis verspricht.

Ein Beitrag verfasst von Jan Philipp Althöfer