In jedem Jahr veranstalten wir mit viel Freude die Business Night, um zu netzwerken, uns mit Unternehmensvertreter:innen der Region auszutauschen und neue Leute kennenzulernen. Im letzten Juni ist daraus leider nichts geworden, denn wir saßen alle zuhause im Lockdown.
Dann kam der Spätsommer mit Lockerungen und einem fast „normalem“ Sozialleben. Mit Hygienekonzepten konnten sogar kleinere Konzerte veranstaltet werden. Wir haben uns sehr gefreut und darauf gehofft, dass wir in 2021 wieder eine Business Night veranstalten können, also haben wir mit der Zusammenstellung eines Teams losgelegt.
Und dann kam der Herbst und mit ihm der erneute Lockdown und die Frage, ob eine präsente Veranstaltung im Sommer 2021 möglich sein wird.
Im Februar diesen Jahres haben wir uns dann aufgrund großer Planungsunsicherheiten gegen eine klassische, präsente Business Night entschieden. Stattdessen wollten wir eine virtuelle Alternative anbieten. Unsere große Herausforderung dabei: Den Netzwerkgedanken auch im virtuellen Raum leben und unseren Gästen neben spannenden Inhalten auch einen ungezwungenen Austausch von Angesicht zu Angesicht (durch den Bildschirm) ermöglichen.
Uns hat sich also die Frage gestellt, wie unser virtueller Veranstaltungsort aussehen muss, um unsere Ziele mit der Business Night erreichen zu können.
Zur Klärung dieser Frage haben wir zunächst unsere Ziele detailliert festgelegt und Anforderungen aufgenommen. Wir wussten wir brauchen unter anderem mehr als einen Raum in unserem Veranstaltungsort, bis zu hundert Personen sollten gleichzeitig teilnehmen können und die Kosten mussten in einem vernünftigen Rahmen bleiben. Aufgrund der Diversität der Nutzer war außerdem eine hohe Nutzerfreundlichkeit wichtig. Somit recherchierten wir im nächsten Schritt Tools für digitale Veranstaltungen.
Vorweg: Es gibt eine Vielzahl solcher Tools wie z.B. Hopin.to oder clickmeeting. Für uns kamen viele aufgrund hoher Kosten nicht infrage. Andere wiederum haben nicht ausreichend viele Teilnehmende zugelassen. Letztendlich haben wir uns aufgrund eines hohen Individualisierungsgrades und geringer Kosten für eine Lösung über die Office-Suite entschieden.
Mithilfe der Office-Suite haben wir ein detailliertes Konzept für den digitalen Veranstaltungsort entwickelt. Die Basis für unsere Veranstaltung sollte ein Team in MS Teams bilden. Für eine leichte Handhabung und somit höhere Nutzerfreundlichkeit sollte eine Benutzeroberfläche über MS Power Apps darübergelegt werden.
Wir wollten unseren Gästen viel Bewegungsfreiheit im virtuellen Veranstaltungsort geben, sodass sie sich nach Gusto in verschiedene Räume begeben können, um sich entweder auszutauschen oder inhaltlichen Input zu erhalten. Zu diesem Zweck haben unsere Gäste über die Benutzeroberfläche Zugang zu allen Räumen erhalten. Nach der technischen Umsetzung, d.h. der Erstellung eines Teams und dem Aufsetzen der Power App ging es in einen Testlauf, um die Funktionalität des Tools zu testen.
Bis auf kleinere Verbesserungspotentiale, die aufgedeckt wurden, lief es rund. Damit und mit 35 Anmeldungen zur Veranstaltung sind wir guter Dinge und motiviert in die Durchführung der Business Night gegangen.
Auf der Veranstaltung gab es unter dem Motto ‚New generations. New mindZ. #genZ #mindset #nowornever‘ neben einem Hauptvortrag fünf Themenecken (jeweils in einem eigenen Raum im virtuellen Veranstaltungsort). In jedem dieser Räume kam es zu angeregtem Austausch und spannenden Diskussionen. Obwohl es für einzelne Gäste zu technischen Schwierigkeiten kam, war die Business Night insgesamt ein Erfolg und wir freuen uns auf die nächste von uns ausgerichtete Netzwerkveranstaltung.
Wir haben aus der Business Night 2021 vor allem mitgenommen, dass präsente Veranstaltungen mit dem Ziel zu netzwerken, nicht vollumfänglich durch virtuelle Alternativen ersetzt werden können. Gerade dann, wenn der fachliche Austausch im Fokus steht, eigen sich digitale Formate hervorragend. Insgesamt kommt es sehr auf das Format an.
Außerdem sollte bei einer virtuellen Veranstaltung ausreichend (und das heißt sehr viel) Zeit für umfangreiches Testen eingeplant werden. Insbesondere verschiedene Betriebssysteme und Browser sollten getestet werden
Projekt: Business Night
Projektteam: Angie Großhans (Projektleitung), Felix Meves, Ilka Pusch, Eric Haase, Annika Sauer
Umfang: 30 Beratungstage
Zeitraum: Oktober 2020 bis Juni 2021
