Projektbericht – Wissensmanagement

In diesem Projekt ging es um die Implementierung eines Wissensmanagementkonzepts, wo wir mit der mittelständischen Steuerberatung „Böke und Partner“ aus der Region zusammengearbeitet haben, welche unserem Projektteam Zugang zu dem Innersten eines jeden Unternehmens gewährte – ihrem Wissen!

Ob Konzern oder KMU, die Herausforderungen, die mit dem digitalen Wandel und der zunehmenden Informationsflut einhergehen, ist bei jedem Unternehmen Thema. Im konkreten Fall bestand Bedarf nach einem ganzheitlichen Umgang von bestehendem und zukünftigem Wissen. Die Sicherung und Weitergabe dessen nahmen zunehmend Kapazitäten in Anspruch und Ressourcen wurden verbraucht, die an anderer Stelle dringend benötigt wurden.

Ziele des Projekts waren daher die Evaluierung der bestehenden Strukturen und die anschließende Implementierung eines ganzheitlichen Wissensmanagementsystems, wozu wir ein vielseitiges Projektteam aus vier Beratern zusammenstellten.

In einem ersten Schritt wurde notwendiges Wissen identifiziert, sowie erfasst, wie dieses zurzeit erworben, weitergegeben, verteilt, genutzt und bewahrt wird. Außerdem wurde im Rahmen einer Mitarbeiterumfrage Kritik am bestehenden System festgehalten und Anforderungen, die ein zukünftiges Wissensmanagementsystem mitbringen muss, aufgenommen.

 

Durch die gewonnenen Erkenntnisse und den Input der Mitarbeiter wurde für den weiteren Projektverlauf auch das Datenmanagementsystem (DMS) berücksichtigt.

Dies führte zur Restrukturierung des unternehmensinternen DMS und der Implementierung eines eigenen Wikis. Hierfür wurde zusammen mit dem Kunden eine Ordnerstruktur und Regeln zur Ablage von Dokumenten entworfen und direkt im Wiki festgehalten. Außerdem wurde eine individuelle Mitarbeiterschulung konzipiert, die die Mitarbeiter an den Umgang mit dem Wiki heranführt und wo unsere Berater bei individuellen Fragen unterstützen konnten. Im Anschluss der Schulung wurden zu den häufigsten Fragen bezüglich der Handhabung Videos im FAQ des Wikis hinterlegt.  Den Mitarbeitern ist es nun möglich, zukünftig ihr eigenes Wissen für andere bereitzustellen sowie eigenständig und bedarfsgerecht auf das Wissen anderer Mitarbeiter zurückzugreifen, ohne dass es der regelmäßigen Organisation einer zentralen Schulung bedarf. Darüber hinaus kann so das Fachwissen von den Mitarbeitern langfristig festgehalten werden.

Bei diesem Projekt wurde unter anderem deutlich, welche Vorteile es hat als studentische Unternehmensberatung mit einem mittelständischen Unternehmen zusammenzuarbeiten. Bei einem großen Unternehmen bekommt man selten die Möglichkeit so weitreichende und grundlegende Veränderungen an einem so zentralen Bestandteil des Unternehmens durchzuführen und dies in einem vergleichsweisen kurzen Zeitraum. Dementsprechend motiviert war das Projektteam und von Anfang bis Ende begeistert dabei. Wir freuen uns auf weitere Zusammenarbeit mit Böke und Partner und hoffen, dass das neue Wiki dem Unternehmen lange gute Dienste leistet.